Как кафе посчитать банкетное меню к корпоративам и не уйти в минус

Компании начинают бронировать новогодние корпоративы уже в октябре, и для многих кафе именно эти вечера делают декабрьскую выручку. У банкета есть понятные плюсы. Число гостей известно заранее, деньги приходят по предоплате, меню согласовано. Сложность в другом, ведь цену на гостя обычно называют осенью, а продукты закупают в середине декабря, когда многие позиции стоят уже заметно дороже.

Цена на гостя

Банкетную цену лучше собирать из техкарт, а не выводить из обычного среднего чека. Возьмите каждую позицию сета, посчитайте её себестоимость по сегодняшним закупочным ценам и добавьте запас на зимнее подорожание. Сильнее всего к праздникам дорожают импортная зелень и свежие ягоды (особенно те, что идут на подачу и украшение). Если в сете есть салат с рукколой и десерт с клубникой, присмотритесь к местным продуктам, цены на которые зимой ведут себя спокойнее.

Отдельно стоит посчитать выход на гостя в граммах, потому что в банкетном сете легко перестараться. Когда закусок на столе много, горячее часто уносят почти нетронутым, и вы оплачиваете продукты, которые никто так и не съел.

С баром ситуация обратная. В декабре дистрибьюторы закрывают год и дают объёмные скидки, так что алкоголь выгоднее закупить сразу на все мероприятия месяца.

Предоплата и закупки

Предоплата решает сразу две задачи, потому что фиксирует количество гостей и даёт деньги на закупку. Её размер каждое кафе определяет само, но хотя бы продукты под конкретный вечер она должна покрывать. Пропишите в договоре дату, после которой число людей уже не меняется. Иначе за три дня до банкета вы узнаете, что вместо сорока человек придут двадцать шесть, а мясо уже куплено.

Закупать удобнее под подтверждённые брони, а не впрок. Поставщики работают весь декабрь, и большой запас обычно превращается в списания в начале января. Когда в месяце десяток банкетов с разными сетами, держать всё в таблицах тяжело, поэтому техкарты, склад и продажи часто сводят в одну систему. Так устроен, например, Poster, платформа для управления учетом и работой кафе, где продукты списываются по техкартам, и после каждого банкета видно, сколько ушло со склада и какая маржа осталась.

Персонал в праздники

Часть декабрьских банкетов выпадает на выходные и праздники. Работа в праздничный день по Трудовому кодексу РК оплачивается минимум в полуторном размере, и если корпоратив назначен на 16 декабря, эту разницу стоит сразу заложить в цену сета. Если вечер затягивается после 22:00, сверху добавляется доплата за ночные часы, а корпоративы редко заканчиваются рано. Официантов на банкет лучше ставить отдельно от основного зала. Иначе проседает обслуживание везде.

Перед подписанием договора пересчитайте предложение ещё раз по актуальным ценам. Полчаса с техкартами в ноябре обходятся дешевле, чем банкет, который в декабре пришлось отработать в ноль.